RU UK

Как преуспеть в деловой переписке: 8 тонкостей

0

21.03.19 18:55

Деловая переписка – неотъемлемый атрибут ведения бизнеса. От того, насколько  хорошо и виртуозно человек владеет ее тонкостями, подчас зависит исход дела. Что же нужно знать об этом способе коммуникации и чего избегать?

1.Первое, что увидит адресат – это будет заголовок вашего письма. Учтите, большинство псевдопродающих писем оказываются нераскрытыми в папке спама. Что же писать? Название компании и суть послания, отраженная в 3-5 словах, этого достаточно.

2. Приветствуйте получателя лишь в первом письме, которое вы отправляете в начале дня. Во всех последующих этого делать не нужно, достаточно вежливого обращения “Уважаемый (имя)”. Общепринятые формы приветствия –  “здравствуйте” и “добрый день”. Подсказка: во  время суток, в котором не уместно приветствие “Добрый день/доброе утро” – деловые письма и сообщения отправлять не нужно, если вечернее и ночное время у вашего адресата заведомо не является рабочим.

3.Как обращаться к получателю? В случае примерного равенства – можно по имени; если получатель – человек с более высоким статусом или намного старше – по имени-отчеству; если в получателях может быть несколько человек – “уважаемые партнеры/коллеги”. И, Бога ради, никаких инициалов в обращении!

4. Отвечайте в цепочке писем, продолжая однажды начатый диалог. Так и вам, и адресату будет легко поднять из переписки детали обсуждаемых вопросов и ваше письмо не потеряется в потоке иных.

5. Возьмите за принцип излагать суть открыто и очень точно, без двусмысленностей. Ничего, кроме глухого раздражения неясные намеки обычно не вызывают.

6. Не сокращайте слов до “пжлста” и тому подобное; быть кратким и емким можно и без этого. Деловая переписка – это, прежде всего, уровень, снижая его, вы рискуете подсознательно обесценить смысл всего вашего месседжа. По этой же причине избегайте эмоциональных проявлений. Надо ли говорить, что смайлы и текст, набранный в регистре “Caps Lock” не уместны?..

Также:  Почему 19 прокуроров семь раз не явились в суд по делу Кернеса?

7. Не берите в заложники получателя своим “заранее спасибо”. Никто не любит чувствовать давления. Хотите повернуть обстоятельства в свою пользу? Дайте понять, какие преимущества будут у получателя, согласись он иметь с вами дело.

8. Формируя свое письмо, заполняйте строку “получатели” в самую последнюю очередь, когда текст послания написан и отредактирован, вы же не хотите попасть в нелепую ситуацию, когда по оплошности важный адресат получит ваш сырой текст?

Поделиться:

Популярное